Quando se fala em redução de custos nas organizações, raramente a impressão aparece como prioridade. Afinal, “é só papel”. No entanto, a impressão mal gerenciada representa uma economia invisível perdida, que ao longo do tempo pode consumir uma parte significativa do orçamento de TI e administrativo.
Neste post, vamos mostrar onde estão esses custos ocultos, com exemplos práticos e números, e como o controle de impressão pode transformar desperdício em economia real.
O mito do baixo custo da impressão
Muitas organizações avaliam o custo da impressão apenas pelo preço do papel ou do toner. Esse é o primeiro erro.
👉 Exemplo simples:
-
Papel A4: R$ 0,05
-
Toner (médio): R$ 0,20 por página
Custo aparente: R$ 0,25 por página
Mas esse não é o custo real.
O custo real de uma impressão
Quando somamos todos os fatores envolvidos, temos algo mais próximo disso:
| Item | Custo estimado por página |
|---|---|
| Papel | R$ 0,05 |
| Toner | R$ 0,20 |
| Energia elétrica | R$ 0,02 |
| Manutenção | R$ 0,10 |
| Suporte técnico | R$ 0,05 |
| Custo real médio | R$ 0,42 |
Ou seja, o custo real pode ser quase o dobro do que se imagina.
Onde estão os custos invisíveis (com exemplos)
1. Impressões desnecessárias
Estudos indicam que 20% a 30% das impressões são desnecessárias.
📌 Exemplo:
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Organização imprime 50.000 páginas/mês
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25% são desperdício → 12.500 páginas
Custo mensal desperdiçado:
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12.500 × R$ 0,42 = R$ 5.250/mês
-
R$ 63.000 por ano jogados fora
2. Falta de identificação do usuário
Sem controle por usuário:
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Não há responsabilização
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Não é possível corrigir excessos
📌 Exemplo:
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Um setor com 10 pessoas imprime 15.000 páginas/mês
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Apenas 2 usuários são responsáveis por 60% do volume
Sem identificação, o problema passa despercebido e o consumo continua alto.
3. Reimpressões por erro
Erros comuns:
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Documento cortado
-
Impressão em cores sem necessidade
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Frente e verso desativado
📌 Exemplo:
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5% das impressões precisam ser refeitas
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Em 50.000 páginas/mês → 2.500 páginas extras
Custo:
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2.500 × R$ 0,42 = R$ 1.050/mês
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R$ 12.600/ano
4. Uso excessivo de impressão colorida
Uma página colorida pode custar 3 a 5 vezes mais que uma página em preto.
📌 Exemplo:
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Página PB: R$ 0,42
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Página colorida: R$ 1,80
Se 3.000 páginas coloridas/mês poderiam ser PB:
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Diferença: R$ 1,38 por página
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R$ 4.140/mês
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R$ 49.680/ano
5. Manutenção e suporte desnecessários
Mais impressão = mais desgaste.
📌 Exemplo:
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Impressora sem controle gera 6 chamados/mês
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Cada chamado consome 1h da equipe técnica
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Custo médio hora técnica: R$ 80
Custo:
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6 × R$ 80 = R$ 480/mês
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R$ 5.760/ano
O impacto total do desperdício (exemplo consolidado)
| Fonte de desperdício | Custo anual |
|---|---|
| Impressões desnecessárias | R$ 63.000 |
| Reimpressões | R$ 12.600 |
| Impressão colorida indevida | R$ 49.680 |
| Suporte excessivo | R$ 5.760 |
| Total estimado | R$ 131.040/ano |
👉 Tudo isso sem aumentar produtividade ou qualidade.
Como o controle de impressão muda esse cenário
Com um sistema de controle de impressão, é comum observar:
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🔽 Redução de 20% a 40% no volume total de impressão
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🔽 Queda significativa de impressão colorida
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🔽 Menos chamados de suporte
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🔽 Dados claros para tomada de decisão
📌 Exemplo realista:
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Redução de 30% em um custo anual de R$ 130.000
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Economia direta de R$ 39.000 no primeiro ano
Mais que economia: mudança de comportamento
Além dos números, o maior ganho é cultural:
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Usuários pensam antes de imprimir
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Gestores passam a acompanhar indicadores
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A organização ganha controle e previsibilidade
Conclusão
A impressão mal gerenciada é um ralo silencioso de recursos. Pequenos desperdícios diários se transformam em dezenas de milhares de reais por ano.
Controlar a impressão não é vigiar usuários — é enxergar custos invisíveis e transformar desperdício em eficiência.
Economizar não é imprimir menos por acaso.
É imprimir com consciência, dados e controle.
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